Digitale Zusammenarbeit in der Praxis (Teil II)

Spart Zeit, spart Geld

von am Mittwoch, 21 März 2018
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Unternehmen sind sehr offen, was die Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse angeht. In unserer Blog-Reihe zeigen wir Ihnen, warum das so ist.

Der Schreinereibetrieb kögler & lenzner GmbH ist spezialisiert auf Messebau. Seit fast 17 Jahren bietet der Betrieb mit seinen vier Mitarbeitern von Planung, Entwurf, Fertigung über Logistik und Transport bis zur besuchsbereiten Übergabe des Messestands alles aus einer Hand. Dass die beiden Geschäftsführer auf digitale Lösungen umstellen, wo immer es geht, ist nicht verwunderlich. Schließlich ist Zeit Geld. So hat der Betrieb erst jüngst die Software work4all eingeführt, die mit ihrer Branchenerweiterung für den Messebau alle spezifischen Bedürfnisse des Betriebs abdeckt.

Da die Software den Transfer von Belegen und Buchungen nach DATEV Unternehmen online ermöglicht, hat sich auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater verändert. Denn die Belege erhält dieser nur ebenfalls elektronisch. „Wir sparen schon jetzt rund fünf Stunden, die sonst für das Bringen und Holen der Belege und die Aufbereitung der Buchhaltungsordner angefallen sind. Und das jeden Monat“, erzählt einer der beiden Geschäftsführer, Volkmar Lenzner.

Doch das ist nicht das Einzige: „Außerdem sind wir schneller auskunftsfähig, da wir zu jeder Zeit auf alle Belege zugreifen können.“ Das Suchen nach Rechnungen oder Lieferscheinen ist ebenfalls Geschichte. Im nächsten Schritt will der Betrieb noch den Zugriff via Smartphone auf DATEV Unternehmen online einrichten, so dass die Auswertungen der Finanzbuchhaltung ebenso jederzeit im Zugriff sind.

Seit vielen Jahren betreut wird der Schreinereibetrieb durch Hermann Endres von der mittelständischen Steuer- und Wirtschaftsprüferkanzlei Endres & Wiedemann in Schwabach. Für den Steuerberater war der Weg des Betriebs in die digitale Welt in jedem Fall der richtige: „Wichtig war mir, dass eine umfassende Lösung gefunden wird, die den gesamten Geschäftsbereich meines Mandanten in die digitale Abwicklung mit einbezieht.“ Somit merkt der Mandant, dass auch er einen Mehrwert von den Änderungen hat. Nur eine Insellösung für die Buchführung digital einzuführen, um die Belege in gescannter Form zur Kanzlei zu bringen, werde auf Dauer keine zufriedenen Mandanten bringen, so seine Erfahrung. kögler & lenzner übrigens mit Mitteln aus dem Förderprogramm Digitalbonus Bayern, das sich in erster Linie an kleine und mittelständische Unternehmen richtet. Bei der Beratung ihrer Mandanten sollten Steuerberater durchaus an solche Programme denken beziehungsweise darauf aufmerksam machen. Denn immer mehr Unternehmen, davon ist Volkmar Lenzner überzeugt, werden das von ihrem Steuerberater erwarten oder aktiv einfordern.

Für die beiden Geschäftsführer des Schreinereibetriebs kögler & lenzner GmbH ist der Steuerberater bereits jetzt erste Anlaufstelle für derartige Fragen. Oder wenn es darum geht, die Geschäftsprozesse auch in Zukunft weiter zu digitalisieren.

In Teil I der Serie Digitale Zusammenarbeit in der Praxis lesen Sie, wie einfach auch 150 km entfernte Mandanten betreut werden können: Vom Deklarator zum Berater

Über den Autor

Thorsten Hesse

ist nach seinem betriebswirtschaftlichen Studium und ersten beruflichen Stationen im Marketing und der Beratung seit 1994 bei DATEV tätig. Als Kanzleiberater und Gründungscoach unterstützt er Steuerberatungskanzleien als Trainer, Vortragsredner und Autor bei den Themen Strategie, Marketing und Vertrieb. Herr Hesse ist zudem zertifizierter DISG-Trainer und Lehrbeauftragter an der Hochschule München.