Dokumenten-Management-System

Von Schnapszahlen und digitalen Dokumenten

von am Montag, 25 September 2017
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11, 444 oder 77.777 – das sind Schnapszahlen. Also, mehrstellige Zahlen, die aus identischen Ziffern bestehen. Was diese Zahlen mit Schnaps zu tun haben, ist umstritten. Für die Einen kommt der Terminus vom Karten- oder Würfelspielen. Beim Erlangen einer doppelten Zahl mussten die Spieler ein Glas Schnaps trinken. Andere vermuten dahinter schlicht das Doppeltsehen nach intensivem Schnapsgenuss. Doch egal, woher der Begriff kommt – Schnapszahlen sind selten, stechen ins Auge und sollen Glück bringen.

Glück wünschen wir auch Christoph Leichtle, Steuerberater aus Rottweil, der die 77.777 Lizenz von DATEV DMS classic einsetzt. Im Juli ist seine Kanzlei von der Dokumentenablage auf das Dokumenten-Management-System umgestiegen. Insgesamt dauerte die Einrichtung drei Tage: ein Tag Vorbereitung, ein Tag Installation und ein Tag Schulung. „Angemessen lang“, sagt Christoph Leichtle.

Da die Einführung in der Urlaubszeit stattgefunden hat, arbeiten noch nicht alle Mitarbeiter mit DMS, wie es nach den neuen Prozessen möglich wäre. „Wir fahren deshalb noch zweigleisig. Vieles läuft schon digital, einige Aufträge werden aber auch noch auf Papier von Schreibtisch zu Schreibtisch weitergereicht“, resümiert Leichtle. Wenn wieder alle Mitarbeiter in der Kanzlei sind, möchte er die Neuerungen sukzessive besprechen und im Alltag verankern. Aus diesem Grund hat er auch eine fließende Übergangsphase bis Ende des Jahres vorgesehen. Bis dahin möchte er mit sehr viel weniger Papier arbeiten. Ab 2018 sollen alle Unterlagen gescannt und digital bearbeitet werden.

„Ich finde es toll, dass wir die digitalisierten Dokumente jetzt in einer Vorgangsmappe zusammenführen können. So haben wir alle zusammengehörigen Unterlagen in einer Datei. Das bringt mehr Struktur in unsere Abläufe“, sagt Leichtle. Auch dass er Dokumente per Drag-and-drop in den Dokumentenkorb ziehen und umbenennen kann, hält der Steuerberater für eine gelungene Lösung. „Mit einem sprechenden Dateinamen kann man im Arbeitsalltag schon mehr anfangen als mit einer Standardnummer.“ Außer natürlich es wäre eine Schnapszahl wie 77.777.

Wer jetzt selbst Dokumente sicher und zentral archivieren und vor allem schnell wiederfinden will, kann sich gerne umfassend über DATEV DMS informieren.

 

Über den Autor

Julia Wieland

hat Amerikanistik, Neuere und neueste Geschichte und Skandinavistik in Tübingen und Uppsala studiert. Erste redaktionelle Erfahrung sammelte sie während ihres Studiums bei CampusTV. Seit 2012 ist sie Redakteurin bei DATEV und für die Themen Kanzleiorganisation, Beratung und Wissen zuständig. Privat schreibt sie am liebsten für ihren Foodblog, macht Crossfit und engagiert sich ehrenamtlich.