Was macht ein Kanzlei-Organisationsbeauftragter?

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von am Montag, 29 Mai 2017
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Shirin Sedaghati und Daniel Struckmeyer haben eines gemeinsam. Sie sind seit mehreren Jahren Kanzlei-Organisationsbeauftragte (KOB) und damit zuständig für die Organisation des Kanzleialltags.

Wie ist Ihr beruflicher Werdegang und was sind Ihre Aufgaben innerhalb der Kanzlei?

Shirin Sedaghati: Während meines BWL-Studiums habe ich bereits für meinen heutigen Chef gearbeitet und nach dem Studium bin ich geblieben. 2011 haben wir mit einer anderen Kanzlei zur Fischer & Sigel Steuerberatungsgesellschaft mbH & Co. KG fusioniert. Derzeit zählen wir 18 Mitarbeiter plus 3 Geschäftsführer. Ich bin vor allem in der Sachbearbeitung für Finanzbuchhaltung, Lohn, Steuern etc. tätig.

Daniel Struckmeyer: Ich habe nach meiner Ausbildung zum Steuerfachangestellten die Weiterbildung zum Steuerfachwirt gemacht und arbeite bei der NeD Tax Deutschland Steuerberatungsgesellschaft mbH, mit 22 Mitarbeitern. Unsere Mandanten sind zu ca. 90 % niederländische Unternehmen. Meine Hauptaufgabe ist der Kontakt mit den Mandanten. Ich berate sie in Fragen zur Software und begleite sie auch bei dem Prozess der Einführung oder Umstellung. Zudem bin ich QMS-Beauftragter und Dozent an der Hochschule.

Wie sind Sie den Kanzlei-Organisationsbeauftragten aufmerksam geworden?

Shirin Sedaghati: Meine Chefs kamen auf mich zu und haben mich darüber informiert, dass es ein Angebot von DATEV gibt. Weil ich alle Bereiche in der Kanzlei kenne, waren sie der Meinung, dass das etwas für mich wäre und haben mich gefragt, ob ich eine KOB werden möchte. Mich hat das Angebot sehr interessiert und so kam ich dazu.

Daniel Struckmeyer: Der Anstoß kam 2011 von DATEV. Mich hat die Beschreibung – ein Bindeglied zwischen der Kanzlei und DATEV zu sein, interessiert. Vor allem nicht nur neueste technische Informationen, sondern auch  organisatorische Infos mitzubekommen. Damals war ich noch in einer anderen Kanzlei und als ich wechselte, konnte ich zum Glück KOB bleiben.

Was sind Ihre Aufgaben in Ihrer Rolle als Kanzlei-Organisationsbeauftragte/r?

Shirin Sedaghati: Der KOB sammelt beispielsweise Informationen zu neuer Software. Er unterrichtet die Geschäftsführung über Neuigkeiten, klärt, ob diese eingeführt werden sollen, und informiert dann die Mitarbeiter. Er ist das Bindeglied zwischen Geschäftsführung und Mitarbeiter.

Daniel Struckmeyer: Der KOB ist eine Informationsquelle und ein Informationsverteiler. Er trägt neue Funktionen und Programme zusammen, nimmt diese auf und filtert nach Relevanz. Er bringt somit die Kanzleiführung auf den neuesten Stand. Dazu schult er Mitarbeiter intern z.B. zu neuen Funktionen.

Was ist Ihrer Meinung nach Grundvoraussetzung für einen KOB?

Shirin Sedaghati: Auf jeden Fall sollte ein KOB mehrere Jahre Berufserfahrung in einer Kanzlei haben. Es ist schon wichtig, sich mit den verschiedenen Fachbereichen auszukennen und Software-Know-how zu haben, um einschätzen zu können, für wen was infrage kommt. Auch sollte ein KOB Mitarbeiter überzeugen können und sich selber ständig weiterbilden, um immer auf dem Laufenden zu sein.

Daniel Struckmeyer: Sehr wichtig ist die Begeisterung dafür, neue Sachen anzugehen, gerade auch beim Thema Digitalisierung. Denn diese Begeisterung muss man auch transportieren, nicht nur intern, sondern auch an Mandanten. Dazu sollte eine DATEV-Affinität vorhanden sein und zudem der Wille, sich mit Programmen und Neuerungen auch mal außerhalb der Arbeitszeit zu beschäftigen.

Wie entlasten Sie mit welchen Aufgaben die Kanzleileitung?

Shirin Sedaghati: Ich kümmere mich beispielsweise um Fälle – sei es beim Einsatz der Software oder bei Arbeitsschritten, die angepasst werden müssen. Ich setze neue Arbeitsprozesse auf, stelle diese dann den Mitarbeitern vor, erstelle Checklisten und Arbeitshilfen und gehe auf Schulungen, die für die gesamte Kanzlei relevant sind. Das sind alles Punkte, um die sich die Kanzleileitung nicht kümmern muss, da ich diese Aufgaben übernehme.

Daniel Struckmeyer: Ich bin für die komplette Prozessabwicklung für Selbstbucher zuständig. So schlagen die Fragen nicht bei der Leitung oder dem Sachbearbeiter auf. Die Entlastung der Kanzleileitung geht Hand in Hand mit der Entlastung der Sachbearbeiter. Auch übernehme ich den Support bei Unternehmen online.

Woran messen Sie Ihren Erfolg als KOB?

Shirin Sedaghati: Wenn der Kanzleialltag reibungslos läuft und die Mitarbeiter ohne Probleme arbeiten können und motiviert sind – das bedeutet für mich, dass ich meine Aufgabe als KOB sehr gut mache. Auch freue ich mich immer, wenn meine neuen Vorschläge angenommen werden.

Daniel Struckmeyer: Ich habe entscheidend daran mitgearbeitet, DATEV-Software hier in der Kanzlei flächendeckend einzuführen. Ich habe die Organisation übernommen, einen Knigge erstellt, DATEV ProCheck Richtung Digitalisierung weiterentwickelt und so vieles mehr – daran messe ich meinen Erfolg.

Welche Vorteile sehen Sie bei einer KOB-Kanzlei im Vergleich zu einer Kanzlei ohne KOB?

Shirin Sedaghati: Eine Kanzlei mit einem KOB ist meiner Meinung nach strukturierter, da es einen festen Ansprechpartner gibt, der sich auf organisatorische Abläufe spezialisiert hat. Auch der direkte Kontakt zu DATEV ist ein Vorteil und natürlich die Online-Community „KOB helfen KOB“, in der man sich mit anderen KOB bundesweit austauschen kann.

Daniel Struckmeyer: Mit einem KOB hat eine Kanzlei jemanden an Bord, der sich für die Zukunft in der Steuerberatung interessiert und offen für Neues ist. Auch bietet das Netzwerk mit anderen KOBs einen Vorteil.

Warum ist der Austausch mit anderen KOBs wichtig?

Shirin Sedaghati: Durch einen Austausch komme ich auf Ideen, auf die ich im Alltag nicht unbedingt komme. Durch die Erzählungen der anderen KOBs kann ich etwas für mich mitnehmen. Dadurch habe ich noch mal einen anderen Blickwinkel auf die Prozesse und prüfe, was wir verbessern können.

Daniel Struckmeyer: Der KOB-Erfahrungsaustausch, der zweimal im Jahr stattfindet, ist sehr hilfreich. Denn er bietet eine Plattform, auf der ich mit anderen Kanzleimitarbeitern ins Gespräch kommen kann. Wenn ich mal ein Problem oder Fragen habe, bekomme ich hier Unterstützung und neue Ideen.


Weitere Informationen zum Kanzlei-Organisationsbeauftragten finden Sie auf www.datev.de/kob

Über den Autor

Wiebke Föllmer

entdeckte schon während der Schulzeit ihre Leidenschaft fürs Schreiben und war Chefredakteurin der Schülerzeitung. Während des Studiums der Vergleichenden Kulturwissenschaft, Politikwissenschaft und Geschichte arbeitete sie nebenbei als freie Mitarbeiterin bei einer Zeitung in Regensburg. Nach dem Studium stieg sie in einem Fachverlag in Nürnberg ins Berufsleben ein und blieb dort sieben Jahre, davon 1,5 bis sie im April 2016 zur DATEV kam. Hier ist sie für die Themendesks Office Management sowie Wissen und Beratung zuständig. In ihrer Freizeit reist sie gerne, geht wandern und bouldern oder verbringt ihre Zeit auf einem Stand-Up-Paddle-Board.