Fachkräftemangel in den Kanzleien

Wer (richtig) suchet, der findet

von am Donnerstag, 25 August 2016
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„Fachkräftemangel“ – ein Zustand, der inzwischen auch die Kanzleiwelt getroffen hat. Es wird immer schwieriger, geeignetes Personal zu finden. Wir haben für Sie sieben Empfehlungen, mit denen sie neue Mitarbeiter finden und diese auch langfristig an Ihre Kanzlei binden können.

1. Nutzen Sie verschiedene Medien bei der Suche nach neuen Mitarbeitern

Eine einzige Anzeige in der regionalen Presse reicht heutzutage nicht mehr aus, um viele Bewerbungen zu erhalten. Nutzen Sie daher verschiedene Medien (Zeitung, Jobbörsen, XING etc.) und binden Sie die Stellenausschreibung vor allem auch auf Ihrer Homepage ein. Denn egal wie der Bewerber auf Ihr Stellenangebot aufmerksam wird, wenn er die Ausschreibung nicht auf Ihrer Homepage findet, geht er davon aus, dass die Stelle schon besetzt ist. Und vergessen Sie nicht, Ihre eigenen Mitarbeiter über das Stellenangebot zu informieren. Erstens sind sie dann bei Anfragen nicht überrascht. Zweitens haben sie vielleicht einen geeigneten Bewerber im Bekanntenkreis.

2. Schätzen Sie den Arbeitsmarkt richtig ein

Früher hatten Sie als Arbeitgeber die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter aus einer Vielzahl von Bewerbern auszusuchen. Doch mittlerweile haben diese selbst die Auswahl. Der Arbeitsmarkt hat sich von einem Arbeitgeber- zu einem Arbeitnehmermarkt entwickelt, in dem sich die Bewerber Ihren Wunscharbeitgeber auswählen können.

Fangen Sie daher frühzeitig an, sich auf dem Personalmarkt zu positionieren. Legen Sie den Fokus auf dauerhafte Maßnahmen bei der Suche nach neuen Mitarbeitern. Und bleiben Sie mit ehemaligen Mitarbeitern in Kontakt. Identifizieren Sie das Umfeld, aus dem passende Kandidaten kommen können, und werden Sie dort sichtbar: Treten Sie regelmäßig bei Schul- oder Hochschulkontaktmessen auf, um sich bei zukünftigen Bewerbern als Arbeitgeber bekannt zu machen.

3. Legen Sie den Fokus auf Right Potential statt High Potential

Viele Kanzleien sind immer noch auf der Suche nach dem „Besten Bewerber“. Die Liste der Auswahlkriterien ist lang: die besten Schulnoten und Studienleistungen, Studiendauer, Auslandsaufenthalte etc. Jedoch wird dabei oft vergessen, dass der Bewerber seine Fähigkeiten auch in die Kanzlei einbringen können sollte. Denn was nutzen Ihnen und Ihrem neuen Mitarbeiter diese Fähigkeiten, wenn sie nicht eingesetzt werden können?

Suchen Sie darum nach einem Mitarbeiter, der zu Ihrer Kanzlei und den zu erfüllenden Aufgaben passt, und nicht nach demjenigen mit der besten und vollumfänglichsten Vita.

4. Erstellen Sie eine langfristige Personalplanung

Oft beginnt die Personalplanung erst, wenn ein Mitarbeiter kündigt. Dann wird meist versucht, diesen Mitarbeiter eins zu eins zu ersetzen. Das ist aber nicht immer nötig. Sehen Sie eine Kündigung auch als Chance für Veränderungen in Ihrer Kanzlei. Verlagern Sie einige Aufgaben wenn möglich auf andere Mitarbeiter. Diese haben so die Chance, sich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln.

Richten Sie Ihre neue Personalplanung an Ihrer Kanzleistrategie aus und planen Sie den Personalbedarf möglichst langfristig. Bedenken Sie dabei den Beratungsbedarf der Mandanten oder auch Marktentwicklungen wie die Digitalisierung.

5. Sagen Sie dem Bewerber, warum er bei Ihnen arbeiten soll

Interessenten machen sich vor dem Bewerbungsprozess Gedanken, was ihnen bei ihrem zukünftigen Arbeitgeber wichtig ist. Das Spektrum ist groß: von geregelten Arbeitszeiten über interessante Mandanten bis hin zu guten Entwicklungsmöglichkeiten ist alles vorhanden. Machen Sie sich bewusst, was Sie dem Bewerber bieten können, und kommunizieren Sie dies deutlich.

6. Im Bewerbungsgespräch: Lassen Sie den Bewerber von sich erzählen

Auch wenn Sie den Bewerber im Vorstellungsgespräch für Ihre Kanzlei begeistern möchten und darum ausführlich die Vorzüge aufzählen – geben Sie auch Ihrem Gegenüber die Chance, zu Wort zu kommen.

Der Redeanteil des Bewerbers sollte bei bis zu 80% liegen. Nur so erfahren Sie, wer Ihnen gegenüber sitzt. Sprechen Sie auf Augenhöhe mit dem Kandidaten. Es geht um ein gegenseitiges Kennenlernen und darum, herauszufinden, ob eine dauerhafte Zusammenarbeit funktionieren kann.

Dazu gehören nicht nur fachliche Themen. Sie sollten immer auch den Menschen kennenlernen. So erfahren Sie, ob er zu Ihnen, Ihren Mitarbeitern und natürlich Ihrer Kanzlei passt.

7. Nach dem Bewerbungsgespräch: Halten Sie Ihre Versprechen

Erstellen Sie einen Einarbeitungsplan für die ersten drei Monate. Beschreiben Sie darin das zukünftige Aufgabenfeld, sodass der neue Mitarbeiter weiß, was ihn erwartet. Wenn Sie z.B. die Anforderungen an den Arbeitnehmer im Bewerbungsprozess als eigenverantwortliches Arbeiten beschrieben haben, sollte der Mitarbeiter dies auch können.

Bieten Sie auch nach der Einarbeitung das, was Sie an Aufgaben versprochen haben. Dies gilt aber nicht nur für den neuen, sondern für alle Mitarbeiter. Hier sind Sie als Führungskraft gefragt. Denn je zufriedener die Mitarbeiter, desto geringer das Risiko einer ungeplanten Fluktuation.

Kontakt- und Informationsmöglichkeiten finden Sie selbstverständlich unter www.datev.de/consulting.

 

Über den Autor:

Markus MeisterMarkus Meister begleitet als Consultant unsere Mitglieder in unterschiedlichen Fragestellungen der Kanzleiführung, schwerpunktmäßig zur Kanzleinachfolge, Kanzleiwertermittlung, Markenbildung und Personalmanagement. Davor hat er bereits am Neuaufbau der DATEV-Arbeitgebermarke mitgewirkt und unsere Auszubildenden betreut.