Rechnungen im ZUGFeRD-Format

Wenn der Postmann nicht mehr klingelt

von am Dienstag, 8 März 2016
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Auf der CeBIT treffen Sie DATEV-Kolleginnen und Kollegen und können sich zu allen Themen austauschen, die interessant für Sie sind. Klären Sie direkt an einem unserer zahlreichen Stände alle fachlichen Fragen, die Ihnen schon lange unter den Nägeln brennen. Vielleicht kommen Sie auch an den Arbeitsplätzen 1,4,5,7 oder 8 vorbei – hier dreht sich alles rund um das Thema ZUGFeRD-Lösungen für Unternehmen.

Mal Hand auf´s Herz – trotz der allgegenwärtigen Digitalisierung – wie viele Ihrer Mandanten erhalten und versenden Rechnungen per Post? Oder erhalten sie elektronisch, drucken diese dann aber aus, um sie zur weiteren Erfassung, zum Beispiel für den Zahlungsverkehr, wieder in ein Programm einzutippen? Gerade beim Rechnungsschreibungsprozess herrscht oft noch das Papier vor. Die Mehrfacherfassung ist aber umständlich, zeitaufwendig und ziemlich fehleranfällig – und damit letztendlich teuer. Viele Gründe, um als Unternehmer auf elektronische Rechnungen zu setzen. Für noch mehr Vorteile sorgt das ZUGFeRD-Format. ZUGFeRD, mehr oder weniger kurz für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschlands.

Das einheitliche Rechnungsdatenformat soll die Verbreitung und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen vereinfachen – gerade für kleine und mittlere Unternehmen. Unterstützt durch den IT-Branchenverband BITKOM hat das Forum gemeinsam mit der öffentlichen Verwaltung und Vertretern der Wirtschaft, u.a. der DATEV, dieses Format entwickelt.

ZUGFeRD kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Rechnungsdatenformat erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer usw. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen, z. B. §14 UStG-Prüfung, Zahlung und Buchführung. Lesefehler können beim Auslesen der Rechnungsdaten ausgeschlossen werden. Die Kombination von PDF und strukturierten Daten macht die ZUGFeRD-Rechnung lesbar für Mensch und Maschine.

Was genau wird einfacher?

Prüfung

Die inhaltliche und formelle Prüfung ist teilweise automatisierbar.

Buchung

Rechnungsdaten können automatisiert als Buchungsvorschläge übernommen werden.

Archivierung

Das PDF/A ist von Haus aus ein Archivierungsformat. Eine Konvertierung ist nicht notwendig.

Zahlung

Vereinfachungen im Prozess der Rechnungsbearbeitung durch ZUGFeRD, weil die Daten im richtigen Format bereitgestellt werden.

ZUGFeRD Format in den DATEV-Lösungen für Unternehmen

Verwendet Ihr Mandant Software, die ZUGFeRD-Rechnungen verarbeiten kann, z.B. DATEV Mittelstand pro, Unternehmen online oder DMS classic pro, so werden die Daten direkt aus der XML-Datei z.B. in die Buchungszeile übernommen. Auch das Erstellen von ZUGFeRD Rechnungen ist im Auftragswesen aller Varianten von DATEV Mittelstand pro und Auftragswesen online möglich. In der Programmübersicht kann der Mandant erkennen, welche Rechnung er per E-Mail versendet hat und hat somit den Überblick über den Stand der Rechnungen.

Vor dem Versand der Rechnungen sind noch ein paar Vorkehrungen zu treffen: Die elektronische Übermittlung von Rechnungen setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. Das kann durch eine Zustimmungserklärung erfolgen oder das Akzeptieren von AGB. Der Empfänger gibt die Zustimmung aber auch durch das Zahlen der Rechnung. Weiterhin muss ein E-Mail-Postfach festgelegt  werden, über das die Rechnungen versendet werden. Ist das erledigt, steht dem effizienten Rechnungsempfang und -versand nichts mehr im Wege.

Informationen zu ZUGFeRD finden Sie unter www.datev.de/zugferd.

 

Über die Autorin:

Julia Mattausch - TestcenterJulia Mattausch fing nach dem Studium der Sozialwissenschaften 2009 als Trainee bei DATEV an und war anschließend als Produktmanager für die Online-Lösungen tätig. Seit 2012 ist sie verantwortlich für die Vermarktung und Kommunikation im Bereich Rechnungswesen, speziell für die Unternehmenslösungen DATEV Mittelstand pro.