So findet das Finanzamt im Handumdrehen falsche Kassenbücher

Moderne Betriebsprüfung: Fehler auf Knopfdruck

von am Freitag, 8 Mai 2015
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Was haben Taxiunternehmer, Gastronomen oder Frisöre gemeinsam? Viel Bares in der Kasse. Man nennt sie „bargeldintensive Betriebe“ weil sie einen hohen Anteil an Bareinnahmen haben. Dazu gehören übrigens auch der Einzelhandel, Spielhallen, Gastronomie oder Marktbetriebe. Eine saubere Kassenführung ist für diese Unternehmer das A und O. Leider wird sie von vielen aber immer noch recht stiefmütterlich behandelt. Die Folgen sind mitunter fatal: Viele Prüfungen der Finanzverwaltungen in bargeldintensiven Betrieben führen zu hohen – manchmal existenzbedrohenden – Steuernachzahlungen.

Bargeldintensive Betriebe bergen ein hohes Risiko

Nach der Erfahrung von Finanzbeamten sind bargeldintensive Betriebe immer ein Risikobereich für Einnahmenverkürzungen oder gar Manipulationen über das verwendete Computersystem. Die Aufgabe des Fiskus ist es, die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen – in der Regel gibt es dazu eine Betriebsprüfung.

Der Prüfungsablauf erfordert viel Fingerspitzengefühl, Kreativität und ein Auge für Details. Zunächst hinterfragen die Mitarbeiter des Finanzamts die formellen Anforderungen an die Buchführung: Liegen alle Daten vor und sind Belege sowie Unterlagen vollständig vorhanden? Sachliche Mängel können zum Beispiel Kassenfehlbeträge, nicht gebuchte Einnahmen oder Verbuchungen ohne Belege sein.
Mängel in der Buchführung können über eine digitale Analyse sowohl der Daten der Finanzbuchhaltung (Hauptsystem) als auch des Vor- und Nebensystems (Registrierkasse, elektronische Waagen, Taxameter etc.) recht schnell aufgedeckt werden. Hierzu werden zum Beispiel Mengen und Artikel zwischen Registrierkasse und Wareneinkauf verglichen oder sogar ein grafischer Zeitreihenvergleich zwischen Einnahmen und Wareneinkauf erstellt. Dem Ideenreichtum des Prüfers sind hier keine Grenzen gesetzt!


ArtikelbildDie häufigsten Unregelmäßigkeiten und Fehler

Unternehmer, die eine elektronische Registrierkasse nutzen, wissen oft nicht, welche Daten überhaupt aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtig sind. Dann fehlen zum Beispiel Belege, die im Zusammenhang mit Tages-Endsummen-Bons (Z-Bons) vorgelegt werden müssen. Dazu gehören Bedienungsanleitungen, Stornobuchungen oder Kellner-Berichte. Wurde nichts protokolliert, hat der Unternehmer ein Problem, denn so kann er dem Finanzamt die Einnahmen oft nicht vollständig und glaubhaft nachweisen.

Wichtig sind auch die Daten der Registrierkasse, denn es kann auf einen schwerwiegenden Mangel hindeuten, wenn diese nicht vorliegen. Sind dazu dann auch noch die Papierunterlagen unvollständig und werden sachliche Mängel festgestellt, wird die Betriebsprüfung die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verwerfen. Die Rechtsprechung fordert: Je gröber die Mängel, desto gröber die Schätzung der Einnahmen durch das Finanzamt. Den Datenzugriff kann die Finanzverwaltung mit einem Verzögerungsgeld erzwingen.


Das sollten Unternehmer wissen

Unternehmer müssen sich informieren, also sachkundig machen. Sie tragen die alleinige Verantwortung für eine saubere Kassenführung und für die lückenlose Bereitstellung der erforderlichen elektronischen Aufzeichnungen. Der steuerliche Berater kann hierbei unterstützen und sollte gemeinsam mit dem Mandanten eine zu erwartende Prüfung gut vorbereiten.

Steuerliche Verfehlungen kann man im Nachhinein zwar nicht rückgängig machen. Aber strittige Sachverhalte können dann nochmals geprüft und entsprechende Gegenargumente geliefert werden.
Am besten sollten digitale Datenanalysen schon während der laufenden Buchführung durchgeführt werden. Außerdem sollten alle Unternehmer die steuerlich eingesetzten IT-Systeme aktualisieren, sodass die hohen gesetzlichen Anforderungen an die Aufzeichnungspflichten jederzeit erfüllt werden. Auch die Betriebsprüfer führen regelmäßig Systemprüfungen an solchen elektronischen Geräten durch.

Auf der Fachtagung Digitale Datenanalyse 2015 gibt es interessante Vorträge zum Thema.
Alle Informationen unter http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=171580

Über den Autor

Karin Flores Menendez

hat sieben Jahre in Spanien gearbeitet, unter anderem in der Redaktion einer deutschsprachigen Zeitung. 2012 zog es sie zurück in die Wahlheimat Franken. Bei der DATEV kümmert sie sich seitdem um die Vermarktung der Produkte für Wirtschaftsprüfer. Damit ihre Leidenschaft fürs Schreiben dabei nicht zu kurz kommt, berichtet sie hier über Neues und Interessantes aus diesem Geschäftsbereich.