Dokumenten-Management-System

Alle Dokumente mit einem Klick

von am Freitag, 6 Juni 2014
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Sie kennen das, oder? Manche Suche im Arbeitsalltag ist ein langwieriger Prozess. Einstein investierte gar 18 Jahre, bis er seine berühmte Formel E = mcgefunden hatte. Und Odysseus benötigte 10 Jahre für den ungewissen Weg von Troja nach Hause. Seine Frau erkannte ihn schon gar nicht mehr.

Infografik Dokumentenmanagementsystem

Nun werden Sie vermutlich nicht Jahre damit verbringen, nach Informationen oder Dokumenten von Mandanten zu suchen. Die eine oder andere Minute wird aber wohl doch ins Land gehen, die sich am Ende des Jahres in Stunden verwandeln kann. Abhilfe kann hier ein Dokumenten-Management-System schaffen, kurz DMS. Ich habe mit Carmen Agterberg, Referentin Produktmanagement, gesprochen und sie nach den Vorteilen solch einer elektronischen Unterstützung gefragt.


Können Sie sagen, wie viele Dokumente denn ungefähr in einer Kanzlei genutzt werden?

Nach unserer Erfahrung wächst der Bestand in einer durchschnittlichen Kanzlei um ca. 10.000 – 15.000 Dokumente pro Jahr. Über die Jahre kommt so also ein ziemlich beeindruckendes Dokumentenvolumen zusammen.


In ganz kurzen Worten, was ist der große Vorteil eines Dokumenten-Management-Systems, kurz DMS?

Durch die Ablage der Dokumente in einem zentralen elektronischen Archiv findet man  die benötigte Datei blitzschnell wieder. Einfach das Stichwort in die Suchmaske eingeben, auswählen, fertig.

Carmen AgterbergÄndern sich dadurch auch Prozesse in einer Kanzlei?

Ja, die Suchprozesse sind natürlich bedeutend kürzer. Mittels spezieller Funktionen kann die Suche sogar ganz entfallen. So können Prozesse zur Bearbeitung von Dokumenten automatisiert werden. Durch Funktionen zur Weiterleitung wird das Dokument dem nächsten Bearbeiter z. B. automatisch angezeigt, sobald der vorherige die Arbeit daran abgeschlossen hat. Gleiches gilt für Funktionen zur Erinnerung oder Kenntnisnahme.

Mit anderen Worten: Die Zeit, die man früher in verschiedenen Archiven oder beim Blättern in unterschiedlichen Ordnern zugebracht hat, kann man nun sinnvoll nutzen.

Wie es scheint, lassen sich langwierige Suchen nach Dokumenten also vermeiden. Wer mehr wissen will, kann sich hier informieren und wird dann auch garantiert von seinem Partner noch erkannt, wenn er nach getaner Arbeit nach Hause kommt…

Über den Autor

Stefan Pohl

ist seit Anfang 2012 bei DATEV als Social Media Manager angestellt. Wenn Sie also von und über DATEV bei Facebook, Twitter, Google+ & Co. lesen, dann hatte er wahrscheinlich in irgendeiner Form seine Finger mit im Spiel. Wenn er sich nicht gerade mit neuen mobilen Apps oder Trends im Bereich Social Media beschäftigt, drückt er der Borussia aus Mönchengladbach die Daumen.