Ehrung auf der CeBIT

50.000 DATEV DMS-Lizenzen im Einsatz

von am Mittwoch, 12 März 2014
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Kanzleien verwalten durchschnittlich 80 Prozent der Informationen in Papierdokumenten. Als Folge verbringen Mitarbeiter einen (zu) großen Teil ihrer Arbeit mit der Suche und Archivierung von Dokumenten. Abhilfe schaffen hier Dokumenten-Management-Systeme. Darauf setzen mittlerweile auch mehr und mehr Kanzleien. So wurde heute die 50.000. Inhaberin einer DATEV DMS-Lizenz am Stand begrüßt. Wir haben den Termin vor Ort für ein kurzes Interview mit Frau Bosten genutzt und sie nach dem Vorteilen eines DMS befragt.

CeBIT 2014 50000DMS Anwender DATEV BlogFrau Bosten, warum haben Sie sich für DATEV DMS classic pro entschieden?

Wir haben unsere Arbeitsabläufe in der Kanzlei in den letzten Jahren Stück für Stück modernisiert, verschlankt und digitalisiert. Die Einführung eines Workflow-gestützten Dokumentenmanagementsystems war der nächste logische Schritt. Hier kam für uns von Anfang an nur die Lösung von DATEV DMS classic pro in Frage. Die nahtlose Integration in das bestehende Arbeitsumfeld des bekannten DATEV Arbeitsplatz pro war ein unschlagbarer Mehrwert, den so nur DATEV DMS classic pro bieten konnte.

Welche Prozesse haben sich in Ihrer Kanzlei durch den Einsatz von DATEV DMS classic pro geändert?

Durch die Einführung konnten wir unsere Prozesse effizienter gestalten. Wir haben jederzeit einen Überblick über alle aktuellen offenen Vorgänge und können so effektiver arbeiten.  So wurde zum Beispiel der Ablauf bei der Bescheidbearbeitung vollständig umstrukturiert und effizienter gestaltet. Nach der zentralen Erfassung des Bescheides wird dieser sofort elektronisch an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Dieser erhält eine sogenannte Desktop-Benachrichtigung und kann den Bescheid zeitnah direkt „am Bildschirm“ prüfen. Ist der Bescheid in Ordnung, setzt der Sachbearbeiter einen entsprechenden virtuellen Stempel auf das Dokument und gibt ihn elektronisch mit einer entsprechenden Kurznachricht, wie weiter mit dem Bescheid zu verfahren ist, zurück an unseren zentralen Postausgang.

Was war der wesentliche Grund für den Umstieg auf DATEV DMS classic pro?

Hauptargument war für uns die revisionssichere Archivierung und die ständige Verfügbarkeit sämtlicher Dokumente, egal ob im Büro, unterwegs, beim Mandanten oder von unseren Heimarbeitsplätzen aus. Dies ermöglicht uns, wesentlich flexibler und zeit- und ortsunabhängiger unsere Arbeiten zu organisieren.

Mehr Informationen zum Thema Dokumentenmanagement.

Über den Autor

Stefan Pohl

ist seit Anfang 2012 bei DATEV als Social Media Manager angestellt. Wenn Sie also von und über DATEV bei Facebook, Twitter, Google+ & Co. lesen, dann hatte er wahrscheinlich in irgendeiner Form seine Finger mit im Spiel. Wenn er sich nicht gerade mit neuen mobilen Apps oder Trends im Bereich Social Media beschäftigt, drückt er der Borussia aus Mönchengladbach die Daumen.