Ersetzendes Scannen

Belege vor Gericht

von am Mittwoch, 16 Oktober 2013
Diesen Beitrag teilen:
5 Kommentare

Ja, auch ich gehöre zum Kreis jener Menschen, die ungern etwas wegwerfen. Man könnte all diese Dinge ja noch einmal brauchen. Im Zweifel behält man sie also. In der analogen wie in der digitalen Welt. Bei der Dokumentation von Geschäftsprozessen gehen wir besonders gründlich vor. Wir haben in vielen Fällen zwar längst den Gesamtprozess digitalisiert, den größeren Beweiswert messen wir aber nach wie vor dem Papier zu und auch der Gesetzgeber verpflichtet uns dazu, das Papier aufzubewahren.

Ersetzendes ScannenWie wäre es, wenn wir uns zum „ersetzenden Scannen“ durchringen könnten? Warum nicht Papierrechnungen nach einem „sicheren Scan“ wegwerfen, wenn damit der größte Beitrag zu einer Entbürokratisierung bei den KMUs (kleine und mittlere Unternehmen) erreicht wird? Nach Schätzungen des Statistischen Bundesamtes wären Einsparungen in Höhe von 3,2 Milliarden Euro pro Jahr möglich. Was aber, wenn es über den Geschäftsprozess zum Streit kommt und Unterlagen mit Beweiskraft vorgelegt werden müssen? Um einschätzen zu können, wie Richter die Beweiskraft solcher Scans im Ernstfall beurteilen, führen wir im Hause DATEV eine simulierte Gerichtsverhandlung, eine sogenannte Simulationsstudie durch.

Simulationsstudie
Die Studie wird an zwei Tagen bei DATEV stattfinden und insgesamt 14 Gerichtsverhandlungen inszenieren. Es werden dabei konstruierte, aber realitätsnahe Streitfälle vor Gericht gebracht, bei denen eine Seite sich ausschließlich auf einen gescannten Beleg berufen wird. Im Kern soll die Studie also Aufschluss darüber geben, wie eine Prozesskette nach Eingang eines Belegs von der Dokumentenvorbereitung über das Scannen, die Nachbearbeitung, die Integritätssicherung bis hin zur Ablage gestaltet sein muss, damit ein Richter dem Scan einen ähnlichen juristischen Beweiswert zuerkennt, wie seinem analogen Papier-Vorgänger.

Als Partner für diese Unternehmung haben wir Prof. Alexander Roßnagel von der Universität Kassel gewonnen, der in seiner Eigenschaft als Direktor des Forschungszentrums für Informationstechnik-Gestaltung die Projektgruppe „verfassungsverträgliche Technikgestaltung (provet)“ leitet. Die zehn Akteure sind tatsächlich Richter, Anwälte und Sachverständige, die den jeweiligen Streitfall in einem simulierten Verfahren verhandeln: Die Richter müssen also am Ende ein Urteil sprechen.

Referenz in der Beweiswürdigung
Ersetzendes ScannenBei diesen Entscheidungen handelt es sich um erste Referenzen einer richterlichen Beweiswürdigung, die Anhaltspunkte liefern können, wie ein mustergültiger Digitalisierungsprozess in Zukunft auszusehen hat, damit er gesetzlichen Vorschriften genügt und in einem Streitfall auch vor Gericht Bestand haben kann. Ich bin gespannt, was diese Studie für Ergebnisse zeitigen wird. Ich persönlich sähe es jedenfalls als großen Fortschritt an, wenn zumindest unterschriftslose Dokumente nicht länger im Original vorgehalten werden müssten. Dies würde nicht nur die Arbeit von Mandanten und Steuerberatern erleichtern, sondern auch die der Finanzverwaltung. Wir dürfen auf die Ergebnisse gespannt sein und werden Sie auch weiterhin auf dem Laufenden halten.

Ähnliche Beiträge

Über den Autor

Prof. Dieter Kempf

geboren 1953, ist seit November 2016 ist Präsident des Bundesverbandes der Deutschen Industrie e. V. (BDI). Zudem war er langjähriges Mitglied des Vorstandes des IT-Dienstleisters und Softwareanbieters DATEV eG, dem er von 1996 bis 2016 vorsaß. Bevor Herr Prof. Dieter Kempf zur DATEV kam, war er für die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ernst & Young tätig. Seit 2005 lehrt er als Honorarprofessor für Betriebswirtschaftslehre an der Rechts- und wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät der Universität Erlangen-Nürnberg.