Notfallplan für Kanzleien

von am Montag, 25 März 2013
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Der Suchbegriff „Worst Case“ erzielt bei Google 527 Millionen Treffer, „GAU“ 24 Millionen und die Kombination aus „Worst Case“ und „Kanzlei“ immerhin noch knapp 130.000. Man kann also kaum sagen, wir stünden nahendem Unheil gleichgültig gegenüber. Diese Zahlen sagen allerdings wenig darüber aus, wie ein sinnvoller Notfallplan für Steuerberatungskanzleien aussieht und noch weniger darüber, welche Konsequenzen drohen, wenn es keinen gibt. Im Februar wurden diese Fragen in der XING-Gruppe „DATEV verbindet“ diskutiert.

Notfallplan für KanzleienWir konnten hierfür den Steuerberater Frank Mohr als Experten gewinnen, der aufgrund seiner Tätigkeit in der Vorstandschaft des Steuerberaterverbandes sowie der Steuerberaterkammer Thüringen einige Antworten geben konnte. Die große Frage, die zunächst einmal im Raum stand: Was geschieht eigentlich, wenn es in einem Notfall keine Vertreterregelung gibt?  In einem solchen Fall spiele der Zeitfaktor eine große Rolle, meint Frank Mohr, denn schließlich könnten die Steuerberaterkammern erst dann tätig werden, wenn dort Informationen über eine verwaiste Kanzlei vorlägen: „Im Mandantenkreis kann sich die Information über die Krankheit bzw. den Tod des Steuerberaters viel schneller herumsprechen, als es dem Inhaber bzw. dessen Nachfolgern lieb ist. Wegen der Unsicherheit wählen die Mandate den Wechsel und der Mandantenstamm verflüchtigt sich rasend schnell.“

Da hilft es auch nicht unbedingt weiter zu wissen, dass die Kammern einen Vertreter bestellen müssen, sobald sie entsprechende Informationen erhalten haben. Denn dieser wird sich wohl vorrangig mit der Erledigung bestehender Mandatsaufträge befassen und sich weniger um die betriebswirtschaftlichen Angelegenheiten der Kanzlei kümmern können, die er oder sie vertritt. Besser ist es, schon bei der Kanzleigründung den Notfall mitgedacht zu haben. Was die Diskussion auch gezeigt hat: „Einzelkämpfer“ sind größeren Kanzleien gegenüber insofern im Nachteil, als es dort meist schon Vertreterregelungen gibt, die dann greifen, wenn der GAU tatsächlich passiert.

Einzelkämpfer im Nachteil

Kanzleiinhabern ohne Mitarbeiter stellt sich die Frage nach einem Notfallplan oder einem Vertreter spätestens dann, wenn die Mandanten sie stellen. Ein Beitrag aus der „DATEV verbindet“  Community bei XING hat sehr schön veranschaulicht, was es bedeutet, Notfallplan und Kanzleivertretung zu organisieren:  Kanzleivertreter suchen, monatliche Treffen zum Kennenlernen und Informationsaustausch, Kanzlei-Abläufe standardisieren und dokumentieren, Vertragsentwürfe und Vollmachten formulieren und unterschreiben, Notfallsituation simulieren, Notfallplan testen, Notfallplan hinterlegen, Mandanten informieren. Das ist noch lange nicht alles und es hat in diesem Fall zwei Jahre gedauert, bis alles in trockenen Tüchern war.

Wer sich eingehender mit diesen Fragen beschäftigen möchte, kann die Diskussion gerne bei uns in der Gruppe nachlesen. Sie erhalten dort Literaturtipps zum Thema, erfahren wie man am besten mit PINs, TANs und Passwörtern verfährt, wie sich Wissen verwalten lässt und wie man dies alles in einen handlichen Notfallkoffer verpacken kann.  Ihre Fragen beantworte ich – soweit mir dies möglich ist – gerne auch hier im Blog.

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Über den Autor

Dietmar Zeilinger

hat Theater- und Medienwissenschaften studiert und arbeitet seit 2008 als Redakteur bei DATEV. Er ist verantwortlich für Teile des Internet-Auftritts. Außerdem kümmert er sich um die XING Gruppe „DATEV verbindet“ und pflegt das Firmenprofil bei XING. Zusammen mit seinen Kollegen kümmert er sich um die Social Media Aktivitäten von DATEV und seit 2012 bloggt er hier im DATEV Blog.