Der Weg zur papierlosen Kanzlei

von am Mittwoch, 19 Dezember 2012
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Dem Büro verheißen die Auguren schon lange eine Zukunft, in der Papier nur noch auf der Toilette anzutreffen sein werde. Bei meiner Internetrecherche bin ich auf solche Visionen bereits zu Beginn der 90er Jahre des letzten Jahrhunderts gestoßen. Seither sind die Papierstöße auf den Schreibtischen in der Tat geschrumpft und die Aktenordner schmaler geworden, die Diskussion über papierloses oder papierarmes Arbeiten aber ist geblieben. Dies mag zu einem kleineren Teil an der Unklarheit des Begriffes „papierlos“ liegen und wohl zu einem größeren an der (DMS) Software, die sich stetig fortentwickelt.

Der Weg zur papierlosen Kanzlei

Eine Kanzlei ist dann papierlos, wenn alle Papierdokumente mithilfe von Scannern und Software digitalisiert wurden und der gesetzliche Rahmen es zulässt, dass die digitalisierten Dokumente diejenigen auf Papier vollgültig ersetzen. Ferner sollte die eingesetzte Software in der Lage sein, analog gelernte Prozesse abzubilden und den verbleibenden Schriftverkehr schnell zu digitalisieren, um auch papierlos wirtschaftlich und (revisions)sicher zu bleiben.

XING Gruppe „DATEV verbindet“ diskutiert über papierloses Büro

Den Weg zur papierlosen Kanzlei beschreiten viele Kanzleiinhaber und, wie ich dem letzten Schwerpunkt unserer XING Gruppe „DATEV verbindet“ entnehmen konnte, durchaus mit Erfolg. Wir haben das „papierlose Büro“ auch deshalb zum Schwerpunktthema gemacht, weil die Arbeit in den Kanzleien ohnehin zunehmend auf digital übermittelten Daten und Fakten basiert: Informationen von Mandanten treffen per E-Mail ein, Büromaterial wird über das Internet bestellt, der Erfahrungsaustausch erfolgt virtuell und selbst die Finanzämter möchten Unterlagen inzwischen digitalisiert erhalten. Die Frage, warum Kanzleien überhaupt noch Papierakten führen, liegt daher nahe. Dreh- und Angelpunkt der Diskussion in „XING“ war daher auch das DMS-System „DATEV DMS classic pro“ und das Programm „Dokumentenorganisation“ bzw. dessen Nachfolger „Digitale Dokumentenablage“.

Der Austausch hat etliche Teilnehmer dazu gebracht, von ihren Erfahrungen beim Umstieg auf papierloses Arbeiten zu berichten, auch von den Schwierigkeiten mit den Mitarbeitern bei der Umstellung auf neue Systeme und Arbeitsweisen. „Welche Bereiche einer Kanzlei eignen sich gut, welche schlecht für eine Digitalisierung?“, „Was kann eine Kanzlei tun, wenn die IT versagt?“ „Wohin mit den Altunterlagen“. Dies waren die Fragen, die eine lebhafte Diskussion auslösten. In den Antworten und im weiteren Verlauf des Schwerpunktthemas wurden dann vor allem Fragen zur Nutzung der Programme erörtert.

Welches System eher dazu geeignet ist, Informationen zu verwalten und welches es den Kanzleien erlaubt, mit diesen Informationen auch zu arbeiten, werden Sie sich denken können. Ob man aber tatsächlich Verträge nicht mehr im Original zu archivieren braucht und wann der Umstieg auf „pro“ wirklich sinnvoll ist, lesen Sie am besten selbst in unserem Schwerpunkt „papierloses Arbeiten“ in der XING Gruppe „DATEV verbindet“nach.

Bild:  © Markus Wolf, Pixelio

Über den Autor

Dietmar Zeilinger

hat Theater- und Medienwissenschaften studiert und arbeitet seit 2008 als Redakteur bei DATEV. Er ist verantwortlich für Teile des Internet-Auftritts. Außerdem kümmert er sich um die XING Gruppe „DATEV verbindet“ und pflegt das Firmenprofil bei XING. Zusammen mit seinen Kollegen kümmert er sich um die Social Media Aktivitäten von DATEV und seit 2012 bloggt er hier im DATEV Blog.